Unter einer Digitalisierungs- und Automatisierungsstrategie für den Einkauf versteht man die systematische Festlegung von Zielsetzungen und Maßnahmen, um digitale Tools und automatisierte Prozesse effektiv im Einkaufsbereich einzusetzen. Wie können etwa im Einkauf digitale Tools eingesetzt werden?
Diese Kompetenz erfordert ein tiefes Verständnis sowohl der Einkaufsprozesse als auch der technologischen Möglichkeiten, um bestehende Abläufe zu optimieren und die Effizienz und Transparenz im Einkauf zu steigern.

In einem ersten Schritt ist es wichtig, gemeinsam mit der IT-Abteilung eine fundierte Auswahl an Prozessen zu identifizieren, die sich für eine vollständige oder teilweise Automatisierung eignen. Hierbei sind die Grenzen der Automatisierung zu berücksichtigen, das heißt, es muss analysiert werden, welche Prozesse sinnvoll ganz oder teilweise automatisierbar sind und welche aufgrund ihrer Komplexität oder spezifischen Anforderungen besser manuell gesteuert werden sollten. Dieses Prozessverständnis ist entscheidend, um unnötige Automatisierungen zu vermeiden und Ressourcen gezielt einzusetzen.

Darüber hinaus ist die strategische Nutzung von Daten ein zentraler Bestandteil dieser Kompetenz. Dabei muss zunächst verstanden werden, welche Daten im ERP-System und anderen Tools für die Automatisierung geeignet sind, welche Datenstrukturen vorhanden sind und wie sie genutzt werden können. Die Fähigkeit, Stammdaten korrekt zu interpretieren und daraus relevante Informationen abzuleiten, ist hierbei von großer Bedeutung, ebenso wie Kenntnisse über die Datenstrukturen, die das ERP-System vorgibt.

Zur praktischen Implementierung der Strategie wird empfohlen, erste Automatisierungen in einem Pilotprojekt mit einem ausgewählten Lieferanten zu testen. Dies ermöglicht es, die Prozesse und Datenstrukturen in einem kontrollierten Umfeld zu überprüfen und Anpassungen vorzunehmen, bevor eine breitere Einführung erfolgt. Eine erfolgreiche Digitalisierungs- und Automatisierungsstrategie für den Einkauf verbessert langfristig die Effizienz, Genauigkeit und Reaktionsfähigkeit der Einkaufsabteilung und trägt zu einem zukunftsorientierten Beschaffungsmanagement bei.